Uma viagem a negócios tem o poder de expandir fronteiras e mercados de atuação da corporação, prospectar clientes antes tidos como inalcançáveis, fechar parcerias com fornecedores de maior qualidade, alavancar o alcance da marca, além de muitos outros benefícios. Para que os objetivos da viagem sejam alcançados, é preciso investir no planejamento.

O que uma empresa precisa ter em mente ao fazer o planejamento de uma viagem de negócios? Nesse artigo vamos apresentar tudo o que você precisa saber. Confira!

ELABORE UMA POLÍTICA PARA A EMPRESA

Quando se fala de uma excelente gestão de viagens corporativas, o primeiro ponto a ser considerado é a criação de uma política. Assim, é possível organizar todas as regras, os objetivos e a logística de organização dos deslocamentos feitos em nome da empresa estão descritos. 

A antecedência de pedidos de viagem, o montante máximo direcionado para passagens aéreas e hospedagem, o valor de diárias para alimentação e deslocamento, a política de reembolso, elaboração dos relatórios, a definição das despesas cobertas pela empresa, bem como questões relacionadas à segurança e à saúde de quem viaja, como seguros e documentações, devem estar contidos nesse documento.

FAÇA UM PLANEJAMENTO COM ANTECEDÊNCIA

Os gestores responsáveis por essa área devem estar sempre antenados, em uma incessante busca pela redução de custos. Para gerar economia é preciso planejar as viagens com antecedência. Além do mais, organizar deslocamentos com antecedência gera não só economia financeira, mas também menos estresse e preocupação.

Passagens aéreas, hospedagem, aluguel de espaços para reuniões e reserva de carros podem ter grandes descontos no valor desses itens ao reservar com antecedência. 

MANTENHA UMA AGENDA DE COMPROMISSOS

Ter uma lista de tarefas a serem cumpridas, com visitas, reuniões, eventos e apresentações ajuda no planejamento e evita problemas desnecessários. 

Além de dia, horário e local de cada um, também é interessante agregar outras informações, como o objetivo a ser alcançado e o tempo de deslocamento entre o hotel e o destino.

GARANTA O CONFORTO DOS VIAJANTES 

Para assegurar o bem-estar do viajante, tente encontrar conexões mais curtas. Especialmente se o funcionário já tiver compromissos agendados para o dia da sua chegada ao destino final, esperas mais curtas farão com que ele chegue mais disposto e produtivo.

Além disso, é muito importante que a hospedagem ofereça um bom nível de conforto. Uma cama aconchegante, um bom chuveiro, um café da manhã nutritivo e um sistema de refrigeração que funcione, ajudam no descanso e relaxamento do viajante. Essas questões impactam profundamente na produtividade do funcionário, influenciando assim a maneira como ele desempenha suas tarefas profissionais durante a viagem.

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